Apakah Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas Sudah Benar?
maskharisma.my.id - Kemampuan berbahasa Indonesia dengan baik dan benar di kalangan masyarakat, mahasiswa, dan pegawai negeri sangat diperlukan. Yang dimaksud dengan bahasa yang baik adalah bahasa yang mempunyai nilai rasa yang tepat dan sesuai dengan situasi pemakaiannya, sedangkan yang dimaksud dengan bahasa yang benar adalah bahasa yang menerapkan kaidah dengan konsisten.
Bahasa Indonesia mempunyai kedudukan yang sangat penting, karena bahasa Indonesia berkedudukan sebagai bahasa nasional dan bahasa negara. Sebagai bahasa nasional sesuai dengan sumpah pemuda 1928, dan sebagai bahasa negara sesuai dengan Undang-Undang Dasar 1945.
Sebagai bahasa resmi kenegaraan, bahasa Indonesia dipakai di dalam segala upacara, peristiwa, dan kegiatan kenegaraan baik dalam bentuk lisan maupun dalam bentuk tertulis, termasuk penulisan dokumen dan putusan-putusan serta surat-surat yang dikeluarkan oleh pemerintah dan badan-badan kenegaraan lainnya.
Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan memiliki karakteristik yang berbeda dengan kegiatan berkomunikasi melalui lisan. Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan yang berwujud surat perlu dilakukan secara cermat. Hal ini disebabkan paparan dalam surat tidak didukung konteks yang memperjelas pembicaraan. Ini berbeda dengan bahasa lisan yang selalu hadir dalam konteks tertentu. Konteks tersebut sangat membantu kelancaran pembicaraan. Di samping itu, apabila terjadi ketidakjelasan atau ketidakpahaman terhadap suatu tuturan bisa ditanyakan secara langsung.
Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan (surat), dewasa ini dirasa semakin diperlukan. Hal ini disebabkan berbagai kegiatan yang dahulu (biasanya) dilakukan secara lisan sekarang tidak lagi dilakukan secara lisan. Sekarang hampir tidak dijumpai seseorang mengundang orang lain dengan cara berkomunikasi secara lisan. Itu menunjukkan betapa pentingnya kegiatan melalui tulisan.
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Surat yang dimaksudkan untuk memberi (informasi) antara lain surat pemberitahuan pengumuman, surat keterangan, dan surat keputusan. Surat yang dimaksudkan untuk meminta antara lain surat permohonan dan surat lamaran. Surat yang dimaksudkan untuk memerintah antara lain surat perintah dan surat tugas. Di samping itu, sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai bukti tertulis, bukti kesejarahan, alat pengingat, dan sebagai pedoman.
Mengingat demikian pentingnya surat dalam kegiatan berkomunikasi, khususnya surat dinas, maka penulisannya perlu mendapat perhatian serius, baik dari segi penampilan fisik maupun penampilan bahasanya. Akan tetapi, kenyataan di lapangan menunjukkan masih dijumpai adanya berbagai kesalahan dalam penulisan surat, atau dalam menjawab soal-soal baik DUD maupun UPKP. Paparan berikut dimaksudkan untuk mendeskripsikan berbagai kesalahan yang bisa terjadi dalam penulisan surat dinas. Sebelum itu, akan dipaparkan terlebih dahulu persyaratan penulisan surat dengan harapan dapat dipakai pijakan dalam mendeskripsi dan menganalisis kesalahan penulisan surat. Analisis kesalahan penulisan surat dinas yang dipaparkan lebih banyak mengacu pada aturan yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan RI.
SURAT-SURAT YANG BAIK
Surat yang baik adalah surat yang dapat menyampaikan pesan/gagasan penulis kepada penerima surat sama seperti yang diinginkan oleh penulis surat, tidak menimbulkan salah penafsiran, menghargai penerima surat, dan tampil dengan bentuk yang benar. Oleh sebab itu, surat yang baik haruslah memenuhi beberapa syarat, baik syarat yang berkaitan dengan bentuk, pengetikan, isi, maupun bahasa surat. Keempat hal tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut.
Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. Penyusunan letak bagain-bagian surat (bentuk surat) harus sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan. Mengingat setiap lembaga memiliki model yang telah dibakukan untuk lembaga tersebut maka penulisan model harus sesuai dengan ketentuan dari lembaga. Pemilihan model surat yang tidak berasal dari lembaga tempat bekerja dianggap salah.
Kedua, surat harus diketik secara benar. Pengetikan surat dianggap benar apabila pengetikan surat tersebut dilakukan secara cermat, bersih, rapi, dan menggunakan kertas yang sesuai dengan aturan. Cermat artinya tidak terdapat kesalahan pengetikan kata-kata yang terdapat dalam surat. Cermat juga berkaitan dengan pemilihan jenis dan ukuran huruf. Dalam surat resmi perlu dipilih jenis huruf yang menunjukkan keresmian, misalnya arial, calibri, courier, pica, roman, dan times. Bersih dalam arti tidak terdapat noda (biasanya tinta pita) atau dalam pengetikan manual tidak banyak tindasan (ditip-ex). Kertas yang digunakan adalah kertas yang memang dipersiapkan untuk surat, bukan sembarang kertas. Pemilihan warna kertas juga mendapat perhatian.
Ketiga, isi surat harus dinyatakan secara jelas, ringkas, sopan, dan eksplisit. Jelas dalam arti isi atau maksud surat dapat ditangkap secara jelas dan mudah. Surat resmi tidak perlu ditulis dengan cara yang berbelit-belit dan bertele-tele. Isi surat cukup dipaparkan secara ringkas tetapi utuh. Sopan dalam arti tidak ada hal-hal yang dapat menyakitkan hati penerima surat. Kesopanan biasanya berhubungan dengan pemilihan kata yang digunakan dalam surat. Eksplisit dalam arti bahwa isi surat harus dituangkan dengan kata-kata yang nyata.
Secara garis besar isi surat dipilah menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka merupakan pengantar yang mengarah pada inti surat. Dengan pengantar ini diharapkan pembaca tidak terkejut karena penulis langsung mengarah pada isi. Paragraf isi merupakan hal yang akan disampaikan penulis kepada pembaca. Isi surat hendaknya ditulis secara jelas, singkat, dan utuh sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan salah pengertian. Paragraf penutup merupakan simpulan dari paragraf isi. Sebagai simpulan, paragraf penutup berisi inti hal yang ditulis. Di samping itu, sebagai penutup paragraf ini juga mengungkapkan harapan penulis pada penerima surat dan ucapan terima kasih.
Keempat, bahasa yang digunakan dalam surat harus baik dan benar. Penggunaan bahasa dalam surat berhubungan dengan pemakaian ejaan, pemilihan kata, penyusunan kalimat, pengembangan paragraf, dan pemakaian gaya berbahasa. Kesalahan penulisan surat pada umumnya berkaitan dengan pemakaian bahasa. Kesalahan yang dimaksud meliputi kesalahan penerapan ejaan, kesalahan pemilihan kata, dan kesalahan penyusunan kalimat.
MASALAH EJAAN
Pemakaian ejaan akan berhadapan dengan cara bagaimana menuliskan huruf, kata, dan menggunakan tanda baca. Masalah ejaan yang sering salah dalam penulisan surat resmi meliputi penggunaan titik, koma, tanda hubung dan tanda pisah, tanda kurung, garis miring, dan garis bawah/cetak miring. Kesalahan pemakaian ejaan tersebut menyebar mulai kepala surat sampai dengan tembusan.
Kepala Surat
Kesalahan pemakaian ejaan dalam penulisan kepala surat pada umumnya berkaitan dengan penggunaan singkatan dan pemakaian tanda koma untuk pemilah antarbagian alamat. Perhatikan contoh berikut!
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
Jl. B. Sempor Nomor 28 Malang Telp.: (0341) 776345-725511
Penulisan kepala surat tersebut di atas memiliki beberapa kesalahan. Pertama, kepala surat seharusnya ditulis lengkap, tanpa ada penyingkatan. Kata jalan seharusnya ditulis jalan, tidak disingkat dengan Jl. Untuk menghindari kesalahan pemahaman, nama jalan seharusnya tidak disingkat. Singkatan B seperti contoh akan membingungkan pembaca . apakah yang dimaksud dengan B itu adalah Budi, Batang atau yang lainnya. Singakatan nama orang yang digunakan sebagai nama jalan diperbolehkan untuk kepala surat, misal M.T. Haryono.
Kedua, antarbagian alamat pada kepala surat seharusnya diberi tanda koma. Antara jalan, kota, telepon, dan antarnomor telepon perlu diberi tanda koma. Di samping itu, setelah kata telepon tidak perlu digunakan tanda titik dua, meskipun nomor telepon yang dimiliki lebih dari satu. Terakhir, kepala surat seharusnya ditutup dengan garis tebal. Pada contph di atas garis itu tidak ada. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
Jalan Bendungan Sempor Nomor 28, Malang 65151, Telepon (0341) 776345, 725511
Penanggalan Surat
Kesalahan penulisan tanggal surat ada umumnya berkaitan dengan penggunaan tanda titik pada akhir penanggalan, pemakaian singkatan, penggunaan angka untuk bulan, dan penggunaan nama kota. Perhatikan penulisan tanggal pada surat berikut ini!
(1) 4 Juni 2011
(2) 4 Jun. 2011
(3) 4 Juni ‘11
(4) 4-6-2011
(5) Malang, 4 Juni 2011
Penulisan tanggal tersebut salah karena tidak mengikuti aturan. Aturan penulisan tanggal pada surat adalah sebagai berikut. Penanggalan surat seharusnya tidak diakhiri dengan tanda titik atau tanda lainnya, baik tanda koma (,), titik koma (;) atau titik dan garis hubung (.,). Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Nama bulan tidak boleh disingkat, ditulis lengkap dan benar. Nama bulan juga tidak boleh diganti dengan angka seperti contoh (4). Angka tahun harus ditulis utuh, tidak boleh ditulis hanya dua angka yang terakhir seperti contoh (3). Penulisan tanggal seharusnya tidak diawali dengan nama kota. Nama kota secara jelas sudah terdapat pada kepala surat. Penulisan tanggal yang betul adalah sebagai berikut.
(6) 4 Juni 2011
Nomor Surat
Kesalahan penulisan nomor surat pada umumnya terdapat pada pemakaian tanda titik. Pemakaian tanda titik yang salah pada nomor surat biasanya terletak pada akhir nomor atau pada kata nomor yang disingkat. Perhatikan contoh berikut!
(7) Nomor: 054/BPP.08/2011.
(8) No: 054/BPP.08/2011
Kesalahan contoh (7) terletak pada pemakaian tanda pada akhir nomor. Contoh (7) semestinya tidak diakhiri titik. Kesalahan contoh (8) terletak pada tidak dipakainya tanda titik setelah kata nomor yang disingkat. Sebagai suatu singkatan, kata itu memerlukan titik. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.
(9) Nomor: 054/BPP.08/2011
(10) No.: 054/BPP.08/2011
Hal Surat
Kesalahan penulisan hal surat dapat diamati pada contoh berikut.
(11) Hal: Permohonan penceramah.
(12) Hal.: Permohonan penceramah
(13) Hal: Permohonan Penceramah
(14) Hal: PERMOHONAN PENCERAMAH
(15) Hal: Permohonan penceramah
Kesalahan contoh (11) terletak pada pemakaian tanda titik pada akhir hal (penceramah). Penulisan hal surat semestinya tidak diakhiri dengan tanda apapun baik tanda titik, koma, titik koma, ataupun tanda lainnya. Contoh (11) semestinya tidak diakhiri titik. Kesalahan contoh (12) terletak pada dipakainya tanda titik setelah kata hal. Kata hal bukan merupakan singkatan dari perihal sehingga penulisan kata hal tidak perlu menggunakan titik. Kesalahan contoh (13) terletak pada penggunaan huruf kapital kata kedua untuk isi hal. Isi hal seharusnya diawali dengan huruf kapital pada kata pertama saja, kata kedua dan seterusnya (bila ada) tidak menggunakan huruf kapital. Kesalahan penulisan hal pada contoh (14) terletak pada penggunaan huruf kapital untuk semua isi hal. Isi hal seharusnya hanya menggunakan huruf kapital satu, yaitu pada awal kata pertama. Perkecualian pada kata yang menurut aturan harus ditulis dengan huruf kapital. Penulisan isi hal tidak perlu diberi garis bawah seperti pada contoh (15). Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.
(16) Hal: Permohonan penceramah
Lampiran Surat
Kesalahan penulisan lampiran surat pada umumnya berhubungan dengan pemakaian tanda titik dan penggunaan angka. Pemakaian tanda titik yang salah pada lampiran surat biasanya terletak pada akhir lampiran atau pada akhir kata lampiran yang disingkat. Perhatikan contoh berikut!
(17) Lampiran: Satu eksemplar.
(18) Lampiran: 1 eksemplar
(19) Lamp: Satu eksemplar
Kesalahan contoh (17) terletak pada pemakaian tanda titik pada akhir lampiran. Contoh (17) semestinya tidak diakhiri titik. Jumlah lampiran contoh (18) hendaknya tidak ditulis angka, tetapi dengan huruf. Ini dimaksudkan agar tidak terjadi kemungkinan melakukan pengubahan di tengah perjalanan. Kesalahan contoh (19) terletak pada tidak dipakainya tanda titik setelah kata lampiran yang disingkat. Sebagai singkatan, kata itu memerlukan titik. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.
(20) Lampiran: Satu eksemplar
(21) Lamp.: Satu eksemplar
Alamat Tujuan
Perhatikan contoh penulisan alamat surat berikut ini!
(22) Kepada Yth.
Bapak Yanto Primanto
Jalan Sanjaya 99
Di Jakarta Selatan.
(23) Yth. Bapak Dr. Tono
Jl. B. Sempor 1
Malang
(24) Yth. Bapak Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan
Penulisan alamat tujuan contoh (22) terdapat beberapa kekeliruan. Pertama, penulisan alamat tujuan diawali dengan kata kepada. Seharusnya, penulisan alamat diawali dengan kata Yth. Kata kepada tidak digunakan pada alamat tujuan yang terdapat dalam surat. Kedua, penulisan alamat tujuan dalam surat seharusnya tidak diakhiri dengan tanda titik. Ketiga, sapaan penghormatan (Yth.) seharusnya ditulis sejajar dengan orang yang dihormati Keempat, nama tempat (kota) pada alamat seharusnya tidak didahului kata depan di. Pembetulan contoh (22) tersebut adalah sebagai berikut.
(25) Yth. Yanto Primanto
Jalan Sanjaya 99
Jakarta Selatan
Sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada surat maupun pada sampul surat. Dengan demikian, sapaan Bapak pada contoh (23) dan (24) seharusnya tidak ada. Sapaan hanya dipergunakan untuk mengiringi nama orang yang tidak diawali dengan gelar. Contoh: Yth. Bapak Ahmad. Alamat tujuan harus ditulis dengan lengkap, tanpa ada penyingkatan. Ini dimaksudkan agar pembaca memahami secara jelas tanpa adanya keraguan. Contoh (23) seharusnya ditulis Jalan Bendungan Sempor 1. Pembetulan contoh (23) dan (24) adalah sebagai berikut.
(26) Yth. Dr. Tono
Jalan Bendungan Sempor 1
Malang
(27) Yth. Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan
Isi Surat
Kesalahan penulisan isi surat yang berhubungan dengan penerapan ejaan pada umumnya berupa kesalahan pemakaian tanda koma, tanda hubung dan tanda pisah, garis miring, dan garis bawah. Paparan berikut secara berturut-turut menyajikan berbagai kesalahan penerapan ejaan pada penulisan bagian isi surat.
Kesalahan penggunaan tanda koma (,) dalam surat resmi terdapat pada contoh berikut.
(28) Dengan ini diberitahukan, bahwa STNK kenderaan Saudara berakhir masa berlakunya pada tanggal 24 Juni 2011.
(29) Kami segera memberitahu Saudara, jika ada perubahan jadwal.
Tanda koma (,) tidak digunakan untuk mengawali anak kalimat yang terletak di belakang induk kalimat. Jadi, tanda koma sebelum kata sambung bahwa, jika, bila, sebab, sehingga, meskipun, dan sesuah harus dihilangkan.
Demikian juga tanda koma sebelum kata bahwa dan jika pada contoh di atas harus dihilangkan. Sebaliknya, anak kalimat yang mendahului induknya harus diakhiri dengan tanda koma. Perhatikan contoh berikut!
(30) Meskipun kami tidak dapat mengirimkan utusan, kami tetap mendukung pendanaan kegiatan itu.
(31) Karena Saudara belum memberikan jawaban, kami menganggap Saudara tidak bersedia.
Tanda koma harus dipakai di belakang ungkapan penghubung antarkalimat atau
antarparagraf. Perhatikan contoh berikut!
(32) @ di atas. Karena itu, @. (33) Sehubungan dengan itu, @.
Sebagai kesimpulan, @.
Sejalan dengan pernyataan di atas,@.
Selanjutnya, tanda koma perlu dipakai di belakang keterangan yang terdapat pada awal bagian kalimat untuk menghindari salah baca. Contoh
(34) Atas kerjasama baik Saudara, kami ucapkan terima kasih. (35) Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Penutup Surat
Penutup surat terdiri atas nama jabatan penanda tangan, nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas, dan tembusan. Kesalahan penulisan penutup surat dapat diamati pada contoh berikut
(36) Direktur Jenderal, (Sasmita)
(37) a/n Direktur Jenderal
DIAN PUTRI
(38) Direktur Jenderal, Sasmita
Penulisan nama pejabat penanda tangan surat seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa ada tanda lainnya, baik berupa garis bawah seperti (38) maupun tanda kurung seperti contoh (36). Dengan semikian, penulisan nama pejabat dengan menggunakan huruf kapital semua tidak dibenarkan.
Penulisan singkatan atas nama seharusnya tidak ditulis a/n, tetapi a.n. kesalahan serupa yang sering muncul adalah u/p, u/b, a/p, d/a, dan d/h. Bentuk-bentuk itu seharusnya ditulis u.p. (untuk perhatian), u.b. (untuk beliau), a.p. (atas perintah), d.a. (dengan alamat), dan d.h. (dahulu). Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.
(39) Direktur Jenderal, Sasmita
(40) a.n. Direktur Jenderal, Dian Putri
Kesalahan penulisan NIP pada umumnya dapat diamati pada contoh berikut.
(41) NIP. 196109201983031004
(42) N.I.P. 196109201983031004
(43) NIP 1961.0920.198303.1004
Singkatan (kumpulan) kata tidak perlu memerlukan tanda titik, demikian juga singkatan setiap kata. Singkatan kata dapat mengambil hurup depannya tidak memerlukan titik. Titik juga tidak dipakai pada angka yang tidak menunjukkan jumlah. Pembetulan contoh di atas adalah sebagai berikut.
(44) NIP 196109201983031004
Tembusan
Penulisan kata Tembusan (dengan huruf T kapital diikuti dengan tanda titik dua), tidak perlu menggunakan garis bawah dan tidak diikuti oleh kata atau ungkapan Kepada Yang Terhormat atau Yth., apalagi jika diikuti kata penyapa, seperti Bapak, Ibu, atau Saudara.
Jika tembusan surat lebih dari satu, angka Arab dipakai untuk menomorinya tidak menggunakan penggunaan tanda hubung (-) sebagai lambang penomoran. Jika tembusan hanya satu, penulisannya tidak perlu diberi nomor. Kata pertinggal atau arsip tidak digunakan dalam tembusan surat karena sebuah surat dinas sudah tentu memiliki arsip. Selain itu, tembusan hanya diisi oleh pihak yang berhak memperoleh tembusan. Oleh karena itu, ungkapan selain nama instansi/badan atau nama orang yang mendapat tembusan tidak perlu dicantumkan. Ungkapan sebagai laporan, tidak perlu dicantumkan. Perhatikan contoh berikut!
(45) Tembusan:
Direktur Jenderal Pajak
(46) Tembusan:
- Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
- Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
- Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum
(47) Tembusan:
- Ir. Heri Putranto
- Drs. Lutfi M.
BERKAITAN DENGAN PEMAKAIAN KATA
Pemakaian kata dalam surat resmi hendaknya benar dan cermat. Benar berkaitan dengan pembentukan kata, sedangkan cermat berhubungan dengan pemilihan kata. Perhatikan pemakaian kata menugaskan pada contoh berikut.
(48) @ dengan ini kami menugaskan Budianto, S.H. untuk @.
Pemakaian kata menugaskan pada contoh (48) tidak betul karena pembentukan katanya tidak benar. Untuk maksud seperti di atas bentukan kata yang betul adalah menugasi. Dengan demikian pembetulannya adalah sebagai berikut.
(49) @ dengan ini kami menugasi Budianto, S.H. untuk @.
Dalam surat dinas masih terdapat pemakaian kata yang tidak cermat. Berikut ini diberikan contoh-contoh
(50) Bersama ini kami mengharap kehadiran Bapak pada rapat yang diselenggarakan @ (51) Sehubungan dengan itu, bersama ini kami mengharap Saudara segera mengirimkan utusan.
Ungkapan bersama ini dipakai jika surat yang dikirimkan itu berlampiran.
Apabila surat tersebut tidak berlampiran maka pemakaian kata tersebut tidak benar. Jadi, yang benar adalah
(52) Dengan ini kami mengharap @.
(53) Sehubungan dengan itu, kami mengharap @
Sejalan dengan pernyataan di atas tidak berarti ungkapan bersama ini tidak bisa dipakai dalam menulis surat. Ungkapan tersebut dipakai bila surat tersebut memiliki lampiran. Ungkapan bersama ini pada kalimat berikut dipakai secara cermat.
(54) Sebagai bahan pertimbangan Bapak bersama ini saya lampirkan surat-surat kelengkapan lamaran saya.
BERKAITAN DENGAN PENYUSUNAN KALIMAT
Dalam surat resmi harus digunakan kalimat efektif. Kalimat efektif ialah kalimat yang memiliki kemampuan untuk menimbulkan kembali gagasan-gagasan pada pikiran pendengar atau pembaca seperti apa yang ada dalam pikiran pembicara atau penulis. Atau dengan kata lain kalimat efektif adalah kalimat yang dapat mengungkapkan gagasan penulis secara tepat dan dapat dipahami secara tepat pula oleh penerima (pembaca). Ciri kalimat efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang (1) lugas, (2) ringkas, (3) jelas, dan (4) sopan.
Lugas berarti wajar, sederhana, atau bersahaja. Kalimat yang lugas adalah kalimat yang wajar, alami, dan tidak berlebihan. Kalimat yang lugas juga tidak berbunga-bunga seperti bahasa sastra. Untuk itu, kalimat dalam surat resmi hanya mengungkapkan hal-hal yang perlu. Perhatikan contoh kalimat tidak lugas berikut.
(55) Sudi apalah kiranya Bapak mengabulkan lamaran saya ini.
(56) Dengan kerendahan hati kami mohon bantuan Bapak untuk membantu mengawasi tes CPNS.
Kalimat (55) dan (56) tidak memiliki ciri kelugasan. Kalimat tersebut sangat berlebihan dan berbunga-bunga. Sifat kelangsungan kalimat tersebut juga kurang. Kalimat tersebut menjadi lugas kalau diubah sebagai berikut.
(57) Saya berharap Bapak mengabulkan lamaran saya.
(58) Kami mengharapkan bantuan Bapak menjadi pengawas CPNS.
Ringkas berarti singkat tetapi padat. Kalimat ringkas adalah kalimat yang ditulis secara singkat tetapi padat. Kalimat ringkas tidak ditulis secara bertele-tele, berpanjang-panjang, dan berbelit-belit. Kepadatan isi perlu mendapat perhatian agar tidak terjadi kalimat yang bertele- tele. Perhatikan penyusunan kalimat berikut!
(59) Setelah Saudara bubuhkan tanda tangan di tempat yang telah disediakan, kami mohon dengan hormat lagi sangat dalam waktu yang tidak terlalu lama tanda terima ini Saudara kirimkan kembali.
Kalimat (59) terasa bertele-tele. Demikian panjang dan bertele-tele kalimat tersebut sehingga pembaca kesulitan menangkap gagasan yang dikemukakan. Kalimat (60) atau (61) berikut meskipun lebih pendek tetapi mengandung makna yang tidak jauh berbeda dengan kalimat (59).
(60) Setelah Saudara tanda tangani, kami harap tanda terima ini segera Saudara kirimkan kembali.
(61) Kami harap tanda terima ini segera Saudara kirimkan kembali.
Kalimat yang jelas adalah kalimat yang artinya tidak meragukan dan tidak menimbulkan salah paham. Kalimat yang jelas memiliki unsur-unsur yang lengkap, yaitu hal yang diterangkan dan hal yang menerangkan. Perhatikan contoh kalimat tidak jelas berikut!
(62) Berdasarkan Juklak (petunjuk pelaksanaan) Penyaringan CPNS menyebutkan bahwa para ketua penguji harus segera melaporkan hasil penyaringan CPNS ke Pemda Tingkat I.
(63) Hal itu untuk memperlancar penyelesaian administrasi di Pemda.
Kalimat (62) tidak jelas maksudnya. Hal ini disebabkan tidak ada atau tidak jelasnya unsur yang dijelaskan. Kalimat tersebut memerlukan unsur yang dijelaskan. Untuk itu, perlu dihadirkan unsur yang dijelaskan (dicetak miring) secara eksplisit. Kalimat tersebut dapat dibetulkan menjadi beberapa kemungkinan berikut.
(64) Berdasarkan Juklak ketua penguji harus segera melaporkan hasil penyaringan ke Pemda Tingkat I.
(65) Juklak Penyaringan CPNS menyebutkan bahwa ketua penguji harus segera melaporkan hasil penyaringan ke Pemda Tingkat I.
Kalimat (63) tidak jelas maksudnya karena tidak adanya unsur yang menjelaskan agar kalimat itu benar, maka diperlukan unsur yang menjelaskan. Untuk itu, unsur yang menjelaskan (dicetak miring) perlu dihadirkan secara eksplisit. Perhatikan alternatif pembetulan berikut.
(66) Hal itu dimaksudkan untuk memperlancar penyelesaian administrasi di Pemda.
(67) Hal itu bertujuan memperlancar penyelesaian administrasi di Pemda.
Kejelasan suatu kalimat dapat rusak karena pemakaian logika yang salah. Pemakaian logika yang salah menyebabkan hubungan antargagasan dalam kalimat menjadi kabur. Perhatikan pemakaian logika yang salah pada kalimat berikut.
(68) Sehubungan dengan permohonan Saudara, maka kami mengharapkan kehadiran Saudara di kantor kami.
Pemakaian kata maka sebagai penanda hubung antargagasan dalam kalimat di atas tidak tepat. Kalimat di atas tidak memerlukan penanda hubung antargagasan secara eksplisit. Oleh karena itu, kata maka dalam kalimat tersebut perlu dihilangkan.
Sopan berarti hormat dengan takzim, tidak menyakitkan perasaan orang lain. Dalam surat dinas rasa hormat itu dinyatakan dengan ungkapan penghormatan yang terhormat (Yth.), salam pembuka dengan hormat, dan salam penutup hormat kami/saya, Wasalam, dan salam takzim. Selain itu, untuk menunjukkan rasa hormat dapat digunakan kata ganti, kata sapaan, kata-kata baku, atau kata-kata yang bernilai rasa halus.
Sumber : Abu Samman Lubis, Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Malang
